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【你是我的眼.藝術不在家.藝術行政系列】有機的組織如何準確執行:「京都國際攝影祭」工作觀察日誌
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【你是我的眼.藝術不在家.藝術行政系列】有機的組織如何準確執行:「京都國際攝影祭」工作觀察日誌

今年邁入第七屆「京都國際攝影祭」(KYOTOGRAPHIE),在媒體宣傳、公共活動的推行、書店和周邊產品、現場營運等作業中,如此龐大的展覽規模,難免令人好奇整個團隊是如何進行分工?
一年一度的「京都國際攝影祭」(KYOTOGRAPHIE)今年邁入第七屆,每年聚焦不同主題,有別以往攝影展的概念,其獨樹一幟的藝術風格,年年備受好評。充滿特色的展場、規模大小不一的展覽規畫與執行面向,其中不可忽視的是幕後營運團隊的分工力量。
有機的組織 X 專業的分工 
創辦人露西爾.麗博芝(Lucille Reyboz)和仲西祐介(Yusuke Nakanishi)曾數次在公開訪談中提及,二人幾乎是以外來者的素人之姿在京都開辦攝影祭。京都是一個重視歷史和品質的文化古都,依循當地規則的同時,同時需力求兼具傳統與革新的藝術表現。正因參與團隊具備共享的意識,得以號召眾人力量,也突顯了團隊合作營運的重要性。
從官方公告的展名也可發現各個展覽與贊助商、支持單位之間的合作關係。每個展場入口都設有一個介紹板(Introduction Panel),內容包括:策展人引言、藝術家與策展人簡介、展場介紹、展場設計師(Scenographer)、贊助商及所有促成該展的單位,如框裱、燈光、施工、運送、住宿設施、器材提供等。除此之外,加上媒體宣傳、公共活動的推行、書店和周邊產品、現場營運等,如此龐大的展覽規模,難免令人好奇整個團隊是如何進行分工?
「京都國際攝影祭」(KYOTOGRAPHIE)展示現場入口一景。(羅苓寧提供 )
有機式的組織,是「京都國際攝影祭」營運模式上的一大特色。翻閱展覽目錄的執行委員會頁面,即可一覽主要的專業分工項目。麗博芝和仲西祐介兼具共同創辦人和藝術總監的身分,旗下有營運總監(Chief Operating Officer,COO);負責展覽製作、連結各單位的溝通窗口的專案經理(Project Manager,PM);對外的贊助商經理、公關經理;整合內外資訊的編輯、媒體(擔任紙本與網路宣傳的工作)、公共與教育活動組;技術器材組、總部營運組(Administration)則可進一步細分為賓客統籌、人事召集、會計、營運經理等。值得一提的是,「京都國際攝影祭」也將展期間協助現場營運的展場領班(Venue Leader)、實習生、時薪兼職、志工名單列入目錄,肯定所有參與人員的功勞與付出。
「京都國際攝影祭」(KYOTOGRAPHIE)會場的營運人員除了負責該展的專案經理與會場領班(Venue Leader)之外,尚有志工、兼職生、實習生等許多工作人員的參與。(Mirra提供)
大部分的核心執行委員是非全職的自由接案者,每年的成員多少會變動,但「京都國際攝影祭」仍極盡所能將每年的現場經驗傳承,這也反映在執行委員的分工和職稱上,崗位上的成員依據其過往工作經驗和專業領域分配職位。通常一個項目由一位成員負責,因應需求適時提出企劃予團隊規劃預算,再由團隊分工執行。基於低集權化的組織架構,成員多是依照職業分工,此外,成員在發揮自己的專業之餘,尚需具備獨立作業與團隊合作的能力。「尊重專業」、「上下/橫向/對外溝通」與「共享」是團隊分工執行過程中最重要的共識,成員各司其職,透過項目的分工繼而匯集外來資源。
案例觀察:艾伯特.沃森個展「Wild」
上篇中以由贊助商BMW JAPAN呈現的艾伯特・沃森(Albert Watson)個展「Wild」為觀察案例,設想製作團隊於企劃階段面臨的課題,其中包括作為國家文化財產的會場使用規範;介於博物館方、主辦單位、策展人、藝術家、設計師、施工單位和內部團隊之間的專案經理角色定位;藝術家訪日的行程安排與接待工作;大師班與座談會的規畫;作品管理和文案編輯;前期對外宣傳;藝術與贊助商之間的權衡關係等。就上述所及,透過回顧沃森的「Wild」一展可觀察到以下的規畫過程與成果。
艾伯特・沃森(Albert Watson)的個展「Wild」展善用原為銀行窗口的平台作為售票口。(羅苓寧提供 )
BMW i3 彩繪車與艾伯特・沃森(Albert Watson)的的作品合作。(羅苓寧提供)
步入展覽會場,可見策展方善用原為銀行窗口的平台作為售票口,展場工作人員也會適時地為觀眾介紹博物館歷史。基於保護文化財產的前提,展覽設計一律避開與建築體的直接接觸。展出的作品和文稿由編輯組進行編譯,並彙整成為新聞稿;預覽日當天則有由媒體組安排的海內外媒體參訪團導覽行程;藝術家的行程安排,由賓客統籌組接洽住宿和交通機關的票券預定,另外在沃森來日期間,舉辦了一場大師班、兩場座談會,這部份由公共活動組負責規劃。與贊助商的藝術合作包括限量車款的展示、貴賓之夜、BMW i3 藝術彩繪車和藝術形象短片三部曲,這部份主要由贊助商經理從中協調。其中,藝術形象短片於展期間在會場分三場依次上映。全片以「光的探求之旅」(Journey of Light)為主題,採半紀實性的拍攝手法,記錄藝術家對光的追尋與堅持,從紐約到「京都國際攝影祭」現場,時而穿插藝術家與攝影祭創辦人的訪談,細膩地呈現出沃森作品的藝術性和「京都國際攝影祭」不僅體現了BMW設計車款對光的極致追求,也表達對於文化之都的致意。負責展覽製作的專案經理,便是周旋於上述環節之間銜接從內而外的溝通窗口,有效地掌握各環節的進度、並適時地調整行程表和管理製作預算。展覽開幕後,除協助藝術家、策展人於來日期間的活動出席外,需與展場領班共同負責現場的營運直至撤展。此外,尚有一位展覽執行總召(Head of Exhibition Production),負責整體進度的管理,與各個專案經理即時溝通,因應需求支援前線製作現場。
BMW的藝術形象短片「光的探求之旅」(Journey of Light)。(©️ Takeshi Asano – KYOTOGRAPHIE2019)
BMW JAPAN的社長彼得.克龍施納布爾(Peter Kronschnabl)於艾伯特・沃森(Albert Watson)的座談會上致詞。(羅苓寧提供)
從去年年底至開幕前為期四個月的籌備,加上一個月的展期、閉幕後的成果彙整及報告,長達半年的「京都國際攝影祭」工作就像是一場魔幻旅程。團隊間的互助合作和專業交流,共同打造多場非日常的展演實踐。來自海內外、各個年齡層的大眾參與更是讓展場充滿活力。營運團隊從核心成員至對藝術活動有興趣的實習生、對藝術一竅不通但充滿好奇心的年輕志工至退休的長青志工,有些甚至是全家總動員熱忱地協助現場營運。每年閉幕後,「京都國際攝影祭」會製作一份對外公開的「閉幕報告」(Closing Report,可從官方網站下載),回顧歷年與當期營運成果,彙集參與企業、合作夥伴的商業成果。這場魔幻旅程中,理所當然地面臨了無數執行上的艱辛,下篇從筆者個人角度分享現場的工作經驗,盼將此經驗作為往後相關工作的參考。
羅苓寧 ( 3篇 )
職歴東京Zen Foto Gallery經理八年後,獨立成立工作室「中介藝術」,從事以攝影為主的書籍編輯設計、專案統籌和藝術經紀。與日籍先生東方輝共同經營書店「二手舍」。目前兼任「京都國際攝影祭」(KYOTOGRAPHIE)專案經理與書店策劃。畢業於日本早稻田大學。現生活及工作於東京。

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